Structuur in je bedrijf: Hoe doe je dat?

Een goede organisatiestructuur opzetten, het is het begin van een efficiënte bedrijfswerking. Toch blijft het voor veel ondernemers vaak op de achtergrond… tot het te laat is. In dit artikel ontdek je hoe jij met een betere bedrijfsstructuur een gestroomlijnde organisatie creëert.

Druk, druk, druk. Zo gaat dat bij ondernemers. Is tijd ook jouw grootste obstakel? Of lopen er wel eens dingen in de soep door een communicatiefout? Een goede organisatie lost meer op dan een chaotische werkomgeving: je bespaart tijd, onderschept fouten tijdig en creëert een zorgeloze werkvloer voor je medewerkers.

Structuur in je bedrijf tip 1: Begin meteen

Om te focussen wat er op dit moment van belang is, schuiven startende ondernemers hun organisatie graag op de lange baan. Op het moment dat je goed en wel vertrokken bent, heb je dan geen tijd meer over om je interne werking onder handen te nemen. Zorg tijdens de groei van je bedrijf meteen voor structuur. Die voorbereiding levert heel wat voordelen op het moment dat je die het hardst nodig hebt.

Een handig begin is een gemeenschappelijke planner. Daarin hou je niet alleen je eigen agenda bij, maar zie je ook de beschikbaarheden van je personeel en vice versa. Je werknemers weten wanneer ze jou mogen storen of afspraken kunnen inplannen. Het is een eerste stap naar een transparante communicatie.

Structuur in je bedrijf tip 2: Werk in stukjes

Stap 1 al voorbij? Dan heb je waarschijnlijk weinig tijd om je volledige bedrijfsstructuur in één keer onder handen te nemen. Gelukkig kan structureren ook stap voor stap. Bekijk welke onderdelen van je werkproces de meeste nood hebben aan reorganisatie en hoe je daarvoor kan zorgen: automatiseren? Uitbesteden? Of de ketting korter maken?

Definieer per onderdeel steeds een concrete doelstelling. Zeg niet “ik wil een ordelijke administratie”, maar “tegen vrijdag wil ik alle facturen van die week verwerken”. Daarna kies je voor de oplossing die dat doel het best verwezenlijkt, bijvoorbeeld een facturatieprogramma dat je automatisch herinnert aan die taak.

Structuur in je bedrijf tip 3: Geef jezelf tijd

De aloude uitdrukking ‘time is money’ betekent niet dat je nooit mag stilzitten, maar herinnert je om je tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Structuur aanbrengen vraagt tijd om de werking van je bedrijf onder de loep te nemen, oplossingen te bedenken en veranderingen door te voeren. De tijd die je daaraan besteedt, lijkt misschien een verspilling op korte termijn, maar die win je op lange termijn dubbel terug.

Bovendien gaat kwaliteit boven kwantiteit. Ondernemers hebben vaak de neiging om er steeds meer bij te nemen, terwijl verbeteren wat je al hebt een rendabelere oplossing is. Die verzekert dat je geen half werk doet, maar kwaliteit levert – ook wanneer je dan toch beslist om je activiteiten uit te breiden.

Structuur in je bedrijf tip 4: Vertrouw je mensen

Een vlotte werking begint bij gedreven personeel. Als je de juiste mensen op de juiste plek zet, creëer je vanzelf een efficiënte werkvloer. Speel in op de troeven van je werknemers en luister naar hen. Misschien zit je administratief medewerker wel boordevol ideeën om je communicatie te verbeteren met geautomatiseerde mailing… Geef je mensen de kans om hun vaardigheden te ontwikkelen, zodat je hen op meerdere vlakken kan inzetten.

Structuur in je bedrijf tip 5: Wees bereid om te veranderen

Een goede organisatiestructuur ontstaat niet vanzelf, zeker niet als je bedrijf al even draaiende is. Misschien vind je niet meteen dé oplossing en zou het kunnen dat je vertrouwde gewoontes moet laten varen om alternatieve processen te verkennen. Is een gemeenschappelijke planner niets voor jou? Probeer dan een wekelijkse vergadering met je collega’s waarbij jullie samen de agenda’s op tafel leggen. Durf en maak tijd vrij om verschillende dingen te proberen. Als jij bereid bent om te veranderen, zijn je werknemers dat ook.

Structuur in je bedrijf: de ultieme test

Structuur aanbrengen in je bedrijf is een werk van lange adem, maar haalbaar voor elke ondernemer. Bepaal wat de prioriteiten zijn voor jouw zaak en pak die stap voor stap aan. Alle beetjes helpen en bouwen samen aan een samenhangend geheel. Wanneer ben je geslaagd in je opzet? Als het bedrijf ook zonder jou blijft draaien, heb je de belangrijkste stap gezet naar meer efficiëntie. Daarna kan je finetunen.

Wil jij nog meer tips om je bedrijf te structureren?

Ben jij klaar voor een efficiëntere werking, maar kan je daarbij nog wat hulp gebruiken? ActionCOACH helpt ondernemers en bedrijven meer structuur aan te brengen in hun processen. Met individuele coaching individuele coaching en begeleidingsprogramma’s op maat maak jij van jouw bedrijf een gestroomlijnde organisatie.