24 / 11 / 2020
Het bedrijfsleven blijft zich aanpassen aan het nieuwe normaal dat veroorzaakt werd door de globale pandemie. Het is inmiddels duidelijk dat virtueel werken, online meetings en samenwerking op afstand met behulp van allerlei technologie en tools, onderdeel zullen blijven van ons leven.
Om onze medewerkers, klanten en leveranciers op vernieuwende wijze te bereiken, moeten we ons thuis voelen in de wereld van virtueel vergaderen en remote work.
Jij moet als ondernemer bezig zijn met het uitzoeken van al die tools en je moet evalueren wat werkt en wat niet. Je moet echter wel meegaan met de tijd en flexibel zijn. Ondernemen is geen vaste methode en er moet voortdurend aangepast worden.
Inventariseer en controleer de kwaliteit van jullie monitors, webcamera’s, headsets en audio. Een professionele uitstraling met helder beeld en geluid en een nette (digitale) achtergrond zijn het nieuwe normaal.
Controleer de sterkte van je internetsignaal en de beschikbaarheid van wi-fi. Beter nog is om voor online vergaderingen een vaste kabelverbinding te hebben omdat deze stabieler is dan draadloos internet.
Zorg ervoor dat je schriftelijke regels of procedures voor werken op afstand hebt… Waaronder check-ins, schema’s voor team meetings en richtlijnen voor verwachtingen als de teams zich op afstand bevinden.
Je moet ook toegang hebben tot de tools en software die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat de teams en belanghebbenden verbinding kunnen maken, kunnen samenwerken en creëren.
In een recent artikel op THECOUCHMANAGER.com wordt een uitgebreid overzicht gegeven van beschikbare en nuttige tools met onder andere:
Tools voor samenwerking en het delen van informatie
Tools voor projectbeheer en tools voor tijdregistratie
Tools voor documentopslag, co–creatie en het delen van bestanden
Hulpmiddelen voor vergaderingen en conferenties, waaronder video- en audiotools
Hulpmiddelen voor planning en agenda’s
Virtuele spellen
Zorg er bij het selecteren van een platform voor jouw vergaderingen, conferenties of webinars voor dat je “realtime” demo’s doet en dat jouw teams zich op hun gemak voelen en goed opgeleid zijn voordat je live gaat.
Oefen, houd dry runs en test meetings ter voorbereiding op grootschalige virtuele activiteiten. Zorg ervoor dat de beelden die je wilt gebruiken duidelijk zijn, de achtergronden niet storend zijn, controleer de verlichtingsniveaus en audiokwaliteit om ervoor te zorgen dat aan visuele en auditieve behoeften wordt voldaan.
Naast de randvoorwaarden op het gebied van de techniek en faciliteiten, moet je ook rekening houden met:
Draag geen kleuren met veel patronen of schokkende kleuren (bijvoorbeeld: neonkleuren, ruitjes, fluo of grote bloemenpatronen etc.). Denk als een nieuwslezer. Houd de kleuren primair en solide. Blauw is een geweldige kleur voor monitoren en is prettig voor de ogen.
Draag minimale accessoires zodat je niet rinkelt, klikt of rammelt tijdens jouw presentatie. Houd jouw bewegingen langzaam en minimaal. Friemelen en constant bewegen kunnen bovendien storend werken.
Onthoud dat de meeste virtuele vergaderingen alleen de bovenste helft van het lichaam laten zien, dus een goede houding is van cruciaal belang. Slecht geplaatste camera’s, te dichtbij of te ver weg van de camera zitten, kauwgom kauwen of eten tijdens een vergadering, spelen met pennen of papier kunnen er allemaal voor zorgen voor ongewenste afleiding en ervoor zorgen dat de gedachten van je deelnemers afdwalen.
Maak het geheel onderhoudend en interactief. Gebruik aansprekende beelden en maak gebruik van een opiniepeiling, enquête of een snel rondetafelgesprek.
Een Q&A kan periodiek eentonigheid doorbreken. Zorg ervoor dat jouw teksten en plaatjes groot genoeg en duidelijk zijn, zodat deelnemers de inhoud goed kunnen zien.
Virtuele vergaderingen hebben een aantal unieke vereisten, maar ze delen veel van dezelfde principes die we volgen tijdens persoonlijke vergaderingen of conferenties.
Om virtuele interacties effectiever en productiever te maken:
Als je deze tips in acht neemt zullen ook jouw virtuele interacties zo productief en efficiënt mogelijk zijn. Virtuele meetings, conferenties en webinars zijn nu misschien wel de regel in plaats van de uitzondering. Zorg dat je de kunst van ‘virtueel gaan’ onder de knie krijgt, en dit zal bijdragen aan jouw succes!
ActionCOACH Business Center:
Lemanstraat 76, bus 1
2860 Sint-Katelijne-Waver
© 2022 ActionCOACH Kurt Vervloet - Take Action BV | Real People. Real Results® | All Rights Reserved. Privacy Policy | Terms of Service