STUUR EEN VIRTUEEL TEAM AAN TIJDENS DE CORONA CRISIS

Het bedrijfsleven blijft zich aanpassen aan het nieuwe normaal dat veroorzaakt werd door de globale pandemie. Het is inmiddels duidelijk dat virtueel werken, online meetings en samenwerking op afstand met behulp van allerlei technologie en tools, onderdeel zullen blijven van ons leven.

Om onze medewerkers, klanten en leveranciers op vernieuwende wijze te bereiken, moeten we ons thuis voelen in de wereld van virtueel vergaderen en remote work.

Jij moet als ondernemer bezig zijn met het uitzoeken van al die tools en je moet evalueren wat werkt en wat niet. Je moet echter wel meegaan met de tijd en flexibel zijn. Ondernemen is geen vaste methode en er moet voortdurend aangepast worden.

First things first…

Inventariseer en controleer de kwaliteit van jullie monitors, webcamera’s, headsets en audio. Een professionele uitstraling met helder beeld en geluid en een nette (digitale) achtergrond zijn het nieuwe normaal.

Controleer de sterkte van je internetsignaal en de beschikbaarheid van wi-fi. Beter nog is om voor online vergaderingen een vaste kabelverbinding te hebben omdat deze stabieler is dan draadloos internet.

Zorg ervoor dat je schriftelijke regels of procedures voor werken op afstand hebt… Waaronder check-ins, schema’s voor team meetings en richtlijnen voor verwachtingen als de teams zich op afstand bevinden.

Welke tools?

Je moet ook toegang hebben tot de tools en software die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat de teams en belanghebbenden verbinding kunnen maken, kunnen samenwerken en creëren.

In een recent artikel op THECOUCHMANAGER.com wordt een uitgebreid overzicht gegeven van beschikbare en nuttige tools met onder andere:

Tools voor samenwerking en het delen van informatie

• Slack
• Webex Teams
• Microsoft Teams 
• Zoho Connect
• ...

Tools voor projectbeheer en tools voor tijdregistratie

• Microsoft Project   
• Basecamp  
• ActiveCollab   
• Smartsheet
• Apollo   
• Teamwork  
• Jira
• Asana
• Trello
• ...

Tools voor documentopslag, co–creatie en het delen van bestanden

• Dropbox  
• Google Drive 
• SharePoint  
• Box   
• Onehub   
• ...

Hulpmiddelen voor vergaderingen en conferenties, waaronder video- en audiotools

• Webex  
• Zoom
• GoToMeeting
• Google Hangouts   
• Adobe Connect   
• Skype  
• Anymeeting   
• GlobalMeet
• ...

Hulpmiddelen voor planning en agenda’s

• Calendly
• Doodle   
• HubSpot Scheduling
• ...

Virtuele spellen

• Prelude
• VirtuWall
• QuizBreaker
• Water Cooler Trivia 
• 3 Easy Games (Free) 
• ...

Zorg er bij het selecteren van een platform voor jouw vergaderingen, conferenties of webinars voor dat je “realtime” demo’s doet en dat jouw teams zich op hun gemak voelen en goed opgeleid zijn voordat je live gaat.

Oefen, houd dry runs en test meetings ter voorbereiding op grootschalige virtuele activiteiten. Zorg ervoor dat de beelden die je wilt gebruiken duidelijk zijn, de achtergronden niet storend zijn, controleer de verlichtingsniveaus en audiokwaliteit om ervoor te zorgen dat aan visuele en auditieve behoeften wordt voldaan.

Naast de randvoorwaarden op het gebied van de techniek en faciliteiten, moet je ook rekening houden met:

• Het hebben van een duidelijke agenda;
• Overweeg om voorafgaand aan de vergadering materiaal te sturen, zodat deelnemers zich beter kunnen voorbereiden;
• Stel de spelregels vooraf duidelijk vast;
• Hoe deelnemers vragen kunnen stellen;
• Wanneer microfoons moeten worden gedempt bijvoorbeeld;
• Overweeg om een facilitator voor de vergadering te hebben of aan te wijzen die de tijd kan beheren, diapresentaties vooruit kan klikken, vraag- en antwoordmomenten kan beheren en die na afloop de follow-up kan verzorgen, zoals opnames, nasturen van materiaal en actielijsten en evaluaties etc.

Do’s and don’ts

Draag geen kleuren met veel patronen of schokkende kleuren (bijvoorbeeld: neonkleuren, ruitjes, fluo of grote bloemenpatronen etc.). Denk als een nieuwslezer. Houd de kleuren primair en solide. Blauw is een geweldige kleur voor monitoren en is prettig voor de ogen.

Draag minimale accessoires zodat je niet rinkelt, klikt of rammelt tijdens jouw presentatie. Houd jouw bewegingen langzaam en minimaal. Friemelen en constant bewegen kunnen bovendien storend werken.

Onthoud dat de meeste virtuele vergaderingen alleen de bovenste helft van het lichaam laten zien, dus een goede houding is van cruciaal belang. Slecht geplaatste camera’s, te dichtbij of te ver weg van de camera zitten, kauwgom kauwen of eten tijdens een vergadering, spelen met pennen of papier kunnen er allemaal voor zorgen voor ongewenste afleiding en ervoor zorgen dat de gedachten van je deelnemers afdwalen.

Maak het geheel onderhoudend en interactief. Gebruik aansprekende beelden en maak gebruik van een opiniepeiling, enquête of een snel rondetafelgesprek.

Een Q&A kan periodiek eentonigheid doorbreken. Zorg ervoor dat jouw teksten en plaatjes groot genoeg en duidelijk zijn, zodat deelnemers de inhoud goed kunnen zien.

Unieke vereisten

Virtuele vergaderingen hebben een aantal unieke vereisten, maar ze delen veel van dezelfde principes die we volgen tijdens persoonlijke vergaderingen of conferenties.

Om virtuele interacties effectiever en productiever te maken:

• Wees voorbereid
• Wees een goede luisteraar
• Respecteer de tijd van mensen en onderbreek hen niet
• Houd je aan de afgesproken start- en eindtijd
• Wees aanwezig en let op
• Doe niet meerdere taken tegelijk, dit is goed zichtbaar – en zorg dat betrokken blijft en gereed bent om te reageren

Als je deze tips in acht neemt zullen ook jouw virtuele interacties zo productief en efficiënt mogelijk zijn. Virtuele meetings, conferenties en webinars zijn nu misschien wel de regel in plaats van de uitzondering. Zorg dat je de kunst van ‘virtueel gaan’ onder de knie krijgt, en dit zal bijdragen aan jouw succes!